Übersicht Aufbewahrungsfristen im Zusammenhang mit der Personalakte

Veröffentlicht am 7. Dezember 2023

Eine einheitliche Aufbewahrungsfrist für die unterschiedlichen Dokumente, die sich in einer Personalakte befinden, gibt es nicht. Grundsätzlich gilt für Unterlagen aus denen ein arbeitsrechtlicher Anspruch geltend gemacht werden kann, eine Aufbewahrungsfrist von 3 Jahren.

Maßgeblich ist hier die in §195 BGB festgelegte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren.

Was?	Wie lange ist aufzubewahren?	Ab wann läuft die Frist?	Wo ist es geregelt?
Bewerbungsunterlagen	Max. 6 Monate, außer es liegt eine Einwilligung des Bewerbers für eine längere Aufbewahrung vor	Zeitpunkt der Nicht-Einstellung: bei Einstellung werden die Daten Teil der Personalakte	Art. 15 Abs.4 AGG i.V.m. § 61b Abs. 3 ArbGG
Dokumente bzgl. Unfallversicherung	Mindestens 5 Jahre	Aufzeichnungserstellung	§165 Abs. 4 SGB VII
Lohnunterlagen (auch z.B. Reise-, Fahrtkostenabrechnung)	6 Jahre	Jahreswechsel	§41 Abs. 1 Satz 9 EstG
Steuerrelevante Dokumente/Handelsbriefe	6 Jahre	Jahreswechsel	§257 Abs. 1 & Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 1 & Abs. 4 AO
Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge	30 Jahre	Nach Ablauf der letzten Lohnzahlung	§18 BetrAVG
Arbeitszeitaufzeichnungen	2 Jahre	Beginnend ab dem Zeitpunkt der für Aufzeichnungen maßgeblich ist	§16 ArbZG
Arbeitszeugnisse	3 Jahre	Nach Ausscheiden des Mitarbeiters	§195 BGB
Unterlagen zum Mutterschutz	2 Jahre	Nach der letzten Eintragung	§27 Abs. 5 MuSchG

Quelle: Datenschutz-Praxis Ausgabe April 2023